Szerver szinten, a legitim e-mailek gyakran azért nem kerülnek a beérkező levelek közé, mert a postafiók-szolgáltatók kifinomult spam-ellenes technológiákat fejlesztettek ki, amelyek megnehezítik a spammerek számára postafiókok megtöltését kéretlen tartalommal – azaz szeméttel. A hálózati rendszergazdák pedig védik a saját infrastruktúrájukat a szeméttől. Sajnos ez még akkor is érintheti Önt, ha egyébként Ön legálisan küldött emailt. A probléma az, hogy ezek a biztonsági intézkedések annyira okosak, hogy egy apró feladói hiba és Ön levele a levélszemét között végzi. Mit tehet tehát, hogy e-mailjei ne kerüljenek a spam mappába?

Íme az 5 legfontosabb ok, amiért az e-mailed a spam mappában landolhat:

1.) Nem kapott engedélyt a címzettektől

Nem meglepő, hogy e-mailt csak olyan embereknek szabad küldeni, akik szeretnék megkapni. Ez az egyik legfontosabb alapelv, amit követni kell, mert ez mindig segít javítani a kézbesíthetőséget. Ahelyett, hogy megbízhatatlan tömeges e-mail listákat vásárolna, amelyek tönkreteszik a feladói hírnevét (egész pontosan a szolgáltatójának a hírnevét), inkább építsen opt-in (önkéntes feliratkozáson alapuló) listákat a weboldalán keresztül. Tegye egyszerűvé és csábítóvá a látogatók számára, hogy feliratkozzanak a hírlevéllistájára. Ez lehet olyan egyszerű, mint a feliratkozás gomb könnyen elérhetővé tétele, vagy a csatlakozásért járó jutalom (pl. elektronikusan letölthető tanulmány) felajánlása. Bárhogyan is csinálja, ezeknek a listáknak a szerves felépítése kétségtelenül segíteni fogja, hogy az e-mailje célba jusson.

2.) A leiratkozást vegye komolyan!

Az egyik ok, amiért az előző pont olyan fontos, az az, hogy amikor valóban készséges és érdeklődő emberek kapják meg az e-maileket, nagyobb valószínűséggel fognak pozitív módon részt venni. Ez azt jelenti, hogy megnyitják, elolvassák, és – esetleg – interakcióba lépnek önnel. Az ilyen pozitív elkötelezettséget a postafiók-szolgáltatók rendszergazdái által beállított levelezőrendszerek nyomon követik, és segít növelni a feladói hírnevét. Minél jobb a reputációja, annál több e-mail fog a levélszemét helyett a postaládában landolni. Ha viszont valaki egyértelműen jelezte leiratkozási szándékát, azt érdemes komolyan venni. Különben a címzett Spam-ként fogja jelölni az ön levelét, ezzel pedig a többi címzett kézbesítési esélyeit is rontja.

3.) Rossz a hírneve az IP címének

Az e-mail küldő konfigurációjától függően előfordulhat, hogy megosztott IP-címen küld. Bár számos tényező alapján ez lehet a legjobb megoldás az Ön számára, közös IP cím használata hátrányokkal is járhat. Ha az IP-cím, amelyen küld, már rossz hírnévvel rendelkezik a korábbi vagy jelenlegi, rossz szokásokkal rendelkező küldőktől, akkor számolnia kell azzal a következménnyel, hogy az e-mailjei a spamben landolnak. Bár egyedül nem sokat tehet egy ilyen probléma megelőzése érdekében, érdemes jelezni a rendszergazdának a dolgot, és esetleg – a jobb szolgáltatóknál van lehetőség saját, kizárólagossággal használt IP címet kérni a levélküldéshez. Ha havonta több mint 10 000 e-mailt küld, mindenképpen ajánlott dedikált IP cím segítségével kiküldeni a leveleket. Ezen felül a profi rendszergazda több más dolgot is tehet a jobb kézbesítési arány érdekében, pl. SPF és DKIM beállítása.

4.) Leiratkozási link hiányzik

Ha van egy könnyen látható és elérhető leiratkozási link az e-mail alján, az segít a kézbesíthetőségben. Elsőre úgy tűnik, hogy ennek az ellenkezője igaz lenne, de mégis elengedhetetlen a leiratkozás gomb: értem én, hogy azt szeretné, ha a listáján lévő emberek a listáján maradnának, de az igazság az, hogy mindig lesznek olyanok, akik egykoron szerették volna megkapni az e-mailjeit, de már nem akarják. Ezeknek az embereknek egy egyszerű lehetőségre szükségük van ahhoz, hogy leiratkozhassanak az e-mailekről egy leiratkozás gomb segítségével. Ha nem tehetik ezt meg, akkor nagyobb valószínűséggel jelölik meg az Ön levelét spamként, ami rombolja a feladói hírnevét – végső soron pedig hatással van a beérkezési lehetőségeire. Ha az e-mailjeire nagyszámú spam-jelentés érkezik, a kézbesíthetőség egyik legkomolyabb akadálya.

5.) Rossz e-mail design

A küldendő e-mail megtervezésekor fontos, hogy kövessen néhány bevált gyakorlatot:

  1. Az e-mailnek mobilbarátnak és asztali számítógépekkel kompatibilisnek kell lennie
  2. Az e-mail megjelenésének megfelelőnek kell lennie, hogy az emberek könnyen azonosíthassák az Ön vállalkozását (Ez olyan dolgokat foglal magában, mint a színek, a betűtípusok, a képek és a hangszín).
  3. Az e-mail ne csak képekből álljon, legyen kb. 20-80 a kép-szöveg arány
  4. Kerülje a spameket kiváltó szavakat, mint például “csak ma”, “akció”, “leárazás”, “különleges ajánlat”, “ingyenes” stb. A legtöbb rendszergazda felveszi ezek a szavakat a feketelistára.
  5. Az e-mail szövegének egyszerűnek, lényegre törőnek és az olvasók számára könnyen fogyaszthatónak kell lennie.

Bár ezek a tippek nagyszerű kiindulópontot jelentenek ahhoz hogy e-mailjei célhoz érjenek, még jó pár szempontot figyelembe lehetne venni. Érdemes a céges rendszergazdával vagy más számítógépes szakemberrel felvenni a kapcsolatot ha nagy a kézbesíthetetlenségi arány. Szerencsére az e-mail szolgáltatók rendszergazdái szívesen segítenek abban, hogy minden szükséges eszközzel rendelkezzen ahhoz, hogy e-mailjei ne a spam mappákban landoljanak. A hitelesítéstől és az IP-melegítéstől kezdve a mérőszámok nyomon követéséig – egy jó e-mail szolgáltató elvégzi a nehéz munkát Ön helyett, és megadja Önnek az e-mailek sikeres kézbesítéséhez szükséges eszközöket és platformot.